Підсумовований облік робочого дня період року. Підсумований облік робочого часу, це: тонкощі впровадження в роботу
Через виробничу необхідність багато організацій застосовують підсумовований облік робочого дня. Розглянемо основні моменти, куди слід звернути увагу бухгалтеру, оскільки вони впливають порядок оплати праці.
Основні правила, які слід виконати під час застосування сумованого обліку робочого часу
При застосуванні підсумованого обліку робочого часу необхідно дотримуватись наступних правил:
Видати локальний нормативний правовий акт щодо запровадження підсумованого обліку;
Визначити перелік працівників, котрим встановлюється підсумований облік робочого дня;
Визначити обліковий період;
При складанні графіків роботи забезпечити час за графіком рівним часу за нормою облікового періоду;
Визначити, як здійснюватиметься оплата праці працівників, які працюють у режимі підсумованого обліку робочого часу, і якщо вона буде на основі годинних тарифних ставок, то встановити порядок їх розрахунку;
У випадках, коли працівник протягом облікового періоду з поважних причин не працював (у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, трудовою та іншою відпусткою, в інших випадках, передбачених законодавством), визначити самостійно уточнену норму робочого часу зазначеного працівника у порядку, встановленому постановою Мінпраці РБ від 18.10.1999 № 133 (далі - ухвала № 133), тобто. коригування норми здійснюється у тому порядку, як і розраховувалася.
Важливо!Графіки робіт (змінності) повинні складатися таким чином, щоб робочий час за графіком загалом за обліковий період відповідав розрахунковій нормі робочого часу, визначеній для цього ж періоду відповідно до норм ст. 112-117 Трудового кодексу РБ (далі - ТК) та залежить від встановленого в організації режиму роботи (5- або 6-денний робочий тиждень).
Як визначити відповідність встановленого графіка нормам ТК
Щоб визначити, чи відповідає встановлений графік вимогам ТК, необхідно заплановану кількість годин роботи порівняти з нормою. Розглянемо на прикладі IV кварталу 2012 р. складання графіка роботи (див. табл. 1 та 2).
За нормальної тривалості робочого тижня 40 год працівник повинен відпрацювати 509 год, а за графіком виходить менше на 14 год (495), хоча у жовтні планується переробка. Отже, це неправильний графік.
Графік, складений з урахуванням норм ТК, має виглядати так.
У цьому графіку для працівника робочий час у листопаді та грудні хоч і заплановано нижче за норму робочого часу на 9 та 19 год відповідно, а у жовтні - вище за норму на 28 год, але загалом за IV квартал робочий час збалансовано.
Таким чином, робочий час у графіку загалом за квартал точно відповідає нормі робочого часу цього ж періоду.
Розрахунок індивідуальної норми робочого часу при сумованому обліку
При сумованому обліку робочий час ділиться:
на плановане у графіках робіт (змінності), що має відповідати розрахунковій нормі робочого часу облікового періоду;
Фактичне, що складається з відпрацьованого та невідпрацьованого часу, що включається відповідно до законодавства у робочий час.
Фактичний робочий час слід враховувати з моменту явки працівника на місце виконання роботи згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку, графіком робіт (змінності) або особливою вказівкою наймача та до моменту фактичного звільнення від роботи у цей робочий день (зміну).
Фактичний робочий час працівника то, можливо дорівнює запланованому в графіках, і може бути менше чи більше його.
Відомо, що в окремі періоди 12 календарних місяців працівники можуть з різних поважних причин не працювати у зв'язку із перебуванням у трудовій відпустці, з тимчасовою непрацездатністю, в інших випадках, передбачених законодавством, укладанням з наймачем трудового договору не з першого робочого дня облікового періоду. Для таких працівників розрахункова норма робочого дня у період не може застосовуватися. Для них наймач має забезпечити розрахунок та встановлення індивідуальної норми робочого часу відповідного місяця (місяців).
Розглянемо розрахунок індивідуальної норми робочого дня у разі, коли працівник з поважних причин може в повному обсязі відпрацювати розрахункову норму робочого дня. Під час розгляду прикладів використовуємо дані про розрахункову норму робочого часу IV кварталу 2012 р.
Приклад 2
В організації встановлено 5-денний робочий тиждень з вихідними днями у суботу та неділю. Для окремих працівників запроваджено підсумований облік робочого дня з квартальним обліковим періодом.
Працівнику Іванову встановлено тривалість робочого дня (зміни) 12 год. Вихідні дні надаються за ковзним графіком у різні дні календарного тижня.
З урахуванням затвердженого графіка відпусток йому надано 25 днів трудової відпустки з 17 жовтня до 11 листопада 2012 р. включно.
У зв'язку з цим під час планування робочого дня розрахункова норма робочого дня жовтня (184 год) і листопада (167 год) для даного працівника застосовуватися неспроможна.
Розрахуємо норму робочого дня для цього працівника:
- жовтень 2012 р.:
1) 8 год × 12 роб. дн. = 96 год;
2) розрахуємо кількість годин, що припадають на час відпустки (8 год × 11 раб. дн. = 88 год), а потім віднімемо їх від місячної норми: 184 - 88 = 96 год;
- листопад 2012 р.: 8 год × 15 роб. дн. = 120 год, чи кількість годин, які припадають на час відпустки (8 год × 6 раб. дн.), - 1 год передсвятковий = 47 год; 167 – 47 = 120 год;
- IV квартал 2012 р.: 96 + 120 + 158 = 374 год, а не 509 год.
На дні відпустки довелося 135 год (17 × 8 - 1) – це невідпрацьований оплачуваний час.
Приклад 3
Працівник Петров укладе трудовий договір 12 листопада 2012 р. Йому встановлено сумований облік робочого часу з квартальним обліковим періодом.
- жовтень 2012 р. – ні;
- листопад 2012 р.: 8 год × 15 роб. дн. =120 год;
- грудень 2012 р.: 8 год × 20 роб. дн. - 2 год передсвяткових = 158 год;
- IV квартал 2012 р.: 120 + 158 = 278 год.
Приклад 4
Працівника прийнято працювати на 0,25 штатної одиниці. Йому встановлено сумований облік робочого дня з квартальним обліковим періодом.
Норма робочого часу IV кварталу – 509 год на ставку. Відповідно на 0,25 ставки вона становитиме: 509 × 0,25 = 127,25 год.
Приклад 5
Працівник Петров розірвав трудовий договір 15 листопада 2012 р., відпрацювавши фактично за табелем 281 год. Йому встановлено сумований облік робочого часу з квартальним обліковим періодом.
На день звільнення працівника, якому встановлено сумований облік робочого часу, необхідно порівняти кількість годин, що припадають на відпрацьований ним період (за календарем 5-денного робочого тижня з вихідними днями у суботу та неділю або 6-денного робочого тижня з вихідним днем у неділю) залежно від режиму роботи апарату управління організації)), та фактична кількість відпрацьованих годин.
Розрахуємо норму робочого дня для даного працівника:
- жовтень 2012 р. – 184 год;
- листопад 2012 р.: 8 год × 10 роб. дн. - 1 год передсвятковий = 79 год.
Усього – 263 год.
Порівняємо з відпрацьованим часом: 281 – 263 = 18 год.
У разі перевищення кількості фактично відпрацьованих годин над нормою "зайвий" годинник повинен бути оплачений у підвищеному розмірі як понаднормовий.
Оплата понаднормового годинника при сумованому обліку робочого часу
При застосуванні підсумованого обліку робочого часу фактично відпрацьований щомісяця протягом облікового періоду (що триває більше місяця) робочий час не треба порівнювати з виробничим календарем. Його так звана переробка порівняно з календарем не визнається понаднормової роботи. Вона має компенсуватися наданням додаткових дніввідпочинку протягом облікового періоду чи зменшенням тривалості окремих робочих днів також протягом облікового періоду.
Важливо!Понаднормової вважається робота, виконана працівником за пропозицією, розпорядженням або з відома наймача понад встановлену для нього тривалість робочого часу, передбачену графіком робіт (змінності) або правилами внутрішнього трудового розпорядку (ст. 119 ТК).
При сумованому обліку робочого часу години роботи в понаднормовий час визначайте після закінчення облікового періоду шляхом вирахування з фактично відпрацьованого часу, відображеного в табелі використання робочого часу, норми робочого часу, встановленої графіком роботи (змінності) за обліковий період.
При цьому при розрахунку понаднормового годинника роботи не враховуйте годинник, відпрацьований працівником у вихідні (за наказом) та святкові дні, понад норму робочого часу, оскільки вони вже оплачені у подвійному розмірі.
Приклад 6
У IV кварталі 2012 р. працівником відпрацьовано 531 год., у т.ч. 509 год за графіком роботи (змінності), розрахованим виходячи з розрахункової норми робочого часу для 5-денного робочого тижня з вихідними днями у суботу та неділю.
Графіком роботи (змінності) не передбачено роботу у святковий день 7 листопада. Працівника за його згодою наказом наймача було залучено до роботи у цей день та згідно з табелем використання робочого часу фактично відпрацювало 12 год, які підлягають сплаті не нижче ніж у подвійному розмірі. При цьому кількість годин понаднормової роботи, що підлягає оплаті у подвійному розмірі, становитиме 10 год (531 – 509 – 12).
Якщо графіком роботи (змінності) передбачено роботу у святковий день 7 листопада - 12 год, які підлягають сплаті не нижче ніж у подвійному розмірі, то працівник згідно з табелем їх повинен відпрацювати.
При цьому кількість годин понаднормової роботи становитиме 22 год (531 - 509), оплата яких також провадиться за нормами ст. 69 ТК.
Щогодини роботи у понаднормовий час працівникам із відрядною оплатою праці оплачують не нижче подвійних відрядних розцінок, а працівникам з погодинною оплатою праці, а також тим, хто отримує посадові оклади, - не нижче подвійних годинних тарифних ставок (окладів).
Крім того, за домовленістю з наймачем працівникові за роботу у понаднормовий час може надаватися інший день відпочинку. Як правило, інший день відпочинку надають після накопичення кількості понаднормового годинника, що дорівнює тривалості робочого часу, передбаченого ПВТР або графіком роботи.
Для тих, кому встановлено ненормований робочий день, можлива переробка понад норму робочого часу не є понаднормовою роботою (ст. 118 1 ТК) та компенсується наданням додаткової відпустки.
Оплата праці при сумованому обліку робочого часу
Оплата праці працівників провадиться на основі вартових та (або) місячних тарифних ставок (окладів), що визначаються в колективному договорі, угоді або наймачем (ст. 61 ТК), тобто. працівникам із підсумованим обліком може бути встановлена:
1) оплата праці на основі місячної тарифної ставки (посадового окладу).
Посадовий оклад (тарифна ставка) – це фіксований розмір оплати праці за виконання трудових обов'язків за 1 календарний місяць, повністю відпрацьований без урахування компенсаційних та стимулюючих виплат. За такої системи оплати працівник, який виконав у місяці передбачені норми праці, має отримати повну суму окладу. Як саме розподілено протягом кожного місяця облікового періоду робочий годинник, значення не має.
Приклад 7
Працівнику встановлено сумований облік робочого часу при 40-годинному робочому тижні. Обліковий період – квартал. Оклад працівника – 2 000 000 руб.
У IV кварталі 2012 р. графік передбачає таку кількість робочих годин:
- у жовтні – 212 год;
- у листопаді – 148 год;
- у грудні – 135 год.
Разом 509 год за IV квартал 2012 р.
Якщо працівник відпрацює цю кількість годин, то кожному з місяців облікового періоду йому слід виплачувати 2 000 000 руб.
Працівник, який відпрацював всі зміни за графіком, повинен вважатися таким, що виконав свої трудові обов'язки, і, отже, має право на повну суму окладу.
Якщо працівник з якихось причин відпрацював в повному обсязі передбачені графіком зміни, йому нараховують оклад пропорційно відпрацьованому часу. Причому пропорцію визначають з урахуванням кількості робочих годин, передбаченого його графіком, а чи не з урахуванням кількості робочих годин, передбаченого у виробничому календарі.
Приклад 8
У жовтні працівнику надається соціальна відпустка (неоплачувана), у зв'язку з цим він відпрацює лише 150 год.
Водночас застосування оплати праці на основі місячних окладів може призвести до зайвих виплат грошових коштів: у разі звільнення працівників протягом облікового періоду (за умови, що в день звільнення вони фактично відпрацювали менше за розрахункову норму робочого часу); по новоприйнятим працівникам - за роботу у понаднормовий час;
2) оплата праці на основі годинних тарифних ставок (посадових окладів).
При запровадженні підсумованого обліку робочого дня оплату праці працівників доцільніше проводити з урахуванням годинних тарифних ставок (посадових окладів). Тоді за різної зайнятості протягом облікового періоду працівник отримає за кожен місяць суму заробітної плати, що відповідає фактично відпрацьованому часу. При визначенні розмірів оплати праці на основі годинних тарифних ставок наймач самостійно встановлює порядок їхнього розрахунку, який, як правило, не змінюється протягом календарного року (облікового періоду).
Враховуючи, що порядок визначення годинної тарифної ставки для оплати праці працівників комерційних організацій перебуває у компетенції наймача, для її розрахунку наймач може застосувати:
а) середньомісячну норму робочого часу, розраховану у порядку, визначеному постановою № 133 або самостійно, у порядку, передбаченому у локальному нормативному правовому акті, з урахуванням встановлюваної щорічно розрахункової норми робочого часу, виходячи з режиму роботи організації.
Довідково: постанова № 133 пропонує обчислювати годинну ставку шляхом поділу окладу на середньомісячну кількість робочих годин на рік залежно від тривалості робочого тижня. Це середньомісячне кількість годин визначають розподілом норми робочого дня за виробничим календарем протягом року на 12.
Приклад 9
Працівнику встановлено сумований облік при 40-годинному робочому тижні. Його тарифна ставка (оклад) становить 2000000 руб. Кількість робочих годин у 2012 р. за 40-годинного робочого тижня - 2 023.
Годинна ставка складе 11862 руб. (2000000 руб. / 168,6, де 168,6 = 2023 год / 12 міс.).
Необхідно враховувати, що якщо годинникові тарифні ставки розраховуєте на основі середньомісячної норми робочого часу, яка визначається з урахуванням розрахункової норми робочого часу, встановленої на відповідний календарний рік, то в такому разі годинникові тарифні ставки та відрядні розцінки мають бути щорічно перераховані. Це викликано тим, що величина розрахункової норми робочого дня календарного року щорічно змінюється, отже, змінюється і величина середньомісячної норми робочого дня відповідного календарного року;
б) наймач має право встановити середньомісячну норму робочого часу як постійну величину, яка може бути визначена на основі розрахункової норми робочого часу за ряд календарних років (наприклад, за 5 або 10 років);
в) годинну тарифну ставку можна обчислити з урахуванням кількості робочих годин у встановленому обліковому періоді.
Приклад 10
Працівнику встановлено сумований облік за 40-годинного робочого тижня з обліковим періодом - квартал. Його тарифна ставка (оклад) становить 2000000 руб.
Кількість робочих годин у IV кварталі 2012 р. за 40-годинного робочого тижня - 509.
Годинна тарифна ставка (оклад) складе 11785 руб. (2000000 руб. / 169,7, де 169,7 = 509 год / 3 міс.).
Важливо!Для розрахунку розміру компенсуючих виплат за понаднормову роботу, у вихідні дні, у святкові дні, в нічний час годинні тарифні ставки, як правило, визначають на основі розрахункової норми робочого часу конкретного місяця.
Разом з тим в організації можуть виникнути випадки, коли в останній місяць облікового періоду за графіком заплановано невелику кількість годин, наприклад 60 год, а понаднормові за рік склали 120 год. .
Також можлива ситуація, коли у кількох працівників при однаковій кількості нічних годин оплата праці за нічний час буде різною через різну кількість запланованих у графіку роботи (змінності) годин. Тому з метою виключення впливу норми робочого часу, встановленої графіком роботи, на розмір оплати за роботу в нічний та понаднормовий час, державні свята, святкові (частина перша ст. 147 ТК) та вихідні дні розрахунок годинної тарифної ставки доцільно здійснювати виходячи із середньомісячної норми робітника часу, розрахованої з урахуванням розрахункової норми робочого дня, передбаченої відповідний календарний рік, незалежно від облікового періоду, встановленого у створенні окремих категорій працівників.
Важливо!При визначенні розмірів оплати праці на основі годинних тарифних ставок порядок розрахунку годинної тарифної ставки обов'язково має бути прописаний у положенні про оплату праці. Систему оплати праці можна переглянути як із початку, і протягом облікового періоду. Однак зміна можлива лише за згодою працівників (ст. 32 ТК).
Приклади оплати праці при сумованому обліку робочого часу в рамках місячного та квартального обліку
Місячний підсумований облік робочого часу
Вихідні дані за листопад 2012 р.:
Місячна норма – 167 год;
Тарифна ставка – 1 670 000 руб.;
Годинна тарифна ставка: 1670000 / 167 = 10000 руб.
Відпрацьовано фактично за табелем – 195 год, у т.ч. 14 та 20 листопада - у вихідний день за наказом керівника 10 год та 12 год відповідно.
Робота у нічний час – 48 год.
Розрахунок оплати праці працівника на основі місячної тарифної ставки наступний:
1. Тарифна ставка – 1 670 000 руб.
2. Оплата годин роботи у вихідні дні: (10+12) × 10 000 × 2 = 440 000 руб.
Оплата провадиться в одинарному розмірі, оскільки один раз уже сплачено у тарифі.
Розрахуємо години роботи понаднормово: 195 – 167 – 22 = 6 год.
5. Оплата годин роботи понаднормово: 6×10 000×2 = 120 000 руб.
7. Разом: 1670000 + 440000 + 80000 + 120000 + 192000 = 2502000 руб.
Оплата праці працівника провадиться на основі годинної тарифної ставки:
1. Оплата за годинниковою тарифною ставкою за фактично відпрацьований час згідно з табелем використання робочого часу: 195 × 10 000 = 1 950 000 руб.
2. Оплата годин роботи у вихідні дні: (10+12) × 10 000 = 220 000 руб.
3. Оплата за години роботи у святковий день: 8×10 000 = 80 000 руб.
Оплата провадиться в одинарному розмірі, оскільки один раз уже сплачено за фактично відпрацьований час.
4. Розрахуємо години роботи понаднормово: 195 – 167 – 22 = 6 год.
5. Оплата годин роботи понаднормово: 6×10 000 = 60 000 руб.
Оплата провадиться в одинарному розмірі, оскільки один раз уже сплачено за фактично відпрацьований час.
6. Оплата годин роботи у нічний час: 1 670 000/167 × 48 × 0,4 = 192 000 руб.
7. Разом: 1950000 + 220000 + 80000 + 60000 + 192000 = 2502000 руб.
Квартальний підсумований облік робочого часу
Вихідні дані:
Норма IV кварталу 2012 р. – 509 год;
Оклад – 1 670 000 руб.
Складемо йому графік роботи, навіщо розрахуємо норму IV кварталу.
Норма IV кварталу складе 381 год (7×8+167+158).
Під розраховану норму складемо графік (див. табл. 3).
Оплата праці з урахуванням місячної тарифної ставки (окладу).
Жовтень 2012 р.:
1. Розрахуємо норму робочого часу за жовтень (до 23.10.2012): 16 днів. × 8 год = 128 год; або 184 (норма жовтня) – 56 (за нормою календаря) = 128 год.
Додамо годинник роботи за графіком роботи. Разом норма робочого дня за жовтень становитиме: 128 + 70 = 198 год.
2. Розрахуємо місячну тарифну ставку (оклад) пропорційно до відпрацьованого часу в жовтні: 1 670 000 руб. / 198 × 77 = 649444 руб.
3. Оплата 8 год роботи у вихідний день у подвійному розмірі: 1670000 руб. / 198 × 8 × 2 = 134949 руб.
Разом за жовтень: 649444 + 134949 = 784393 руб.
Листопад 2012 р.:
2. Оплата 48 год роботи в нічний час: 1670000 / 170 × 48 × 0,4 = 188612 руб.
Разом за листопад: 1670000 + 188612 = 1858612 руб.
Грудень 2012 р.:
1. Місячна тарифна ставка (оклад) – 1 670 000 руб.
3. Оплата годин роботи понаднормово за підсумками роботи за квартал: 1670000 / 141 × 20 × 2 = 473759 руб.
Разом за грудень: 1670000 + 473759 = 2143759 руб.
Оплата праці на основі годинної тарифної ставки за фактично відпрацьований час.
Розрахуємо годинну тарифну ставку - виходячи з середньомісячної норми робочого часу, яка визначається з урахуванням розрахункової норми робочого часу, встановленої на відповідний календарний рік: 1670000 / (2023 / 12) (168,6) = 9905 руб.
Жовтень 2012 р.:
1. Оплата за годинниковою тарифною ставкою за фактично відпрацьований час згідно з табелем використання робочого часу: 78 × 9 905 = 772 590 руб.
2. Оплата годин роботи у вихідний день: 8 × 9905 = 79240 руб.
Оплата провадиться в одинарному розмірі, оскільки один раз уже сплачено за фактично відпрацьований час.
Разом за жовтень: 772590 + 79240 = 851830 руб.
Листопад 2012 р.:
1. Оплата за годинною тарифною ставкою за фактично відпрацьований час згідно з табелем використання робочого часу: 178 × 9905 = 1763090 руб.
2. Оплата 48 год роботи в нічний час: 9905 × 48 × 0,4 = 190176 руб.
Разом за листопад: 1763090 + 190176 = 1953266 руб.
Грудень 2012 р.:
1. Оплата за годинниковою тарифною ставкою за фактично відпрацьований час згідно з табелем використання робочого часу: 153 × 9905 = 1515465 руб.
2. Розрахуємо години роботи понаднормово: 409 – 381 – 8 = 20 год.
3. Оплата годин роботи понаднормово за підсумками роботи за квартал: 9905 × 20 = 198100 руб.
Оплата провадиться в одинарному розмірі, оскільки один раз уже сплачено за фактично відпрацьований час.
Разом за грудень: 1515465 + 198100 = 1713565 руб.
Найбільш поширеним режимом роботи в організаціях є п'ятиденний робочий тиждень. Однак там, де виробничий процес не може перериватись, встановлюється робота за графіком. А за такого режиму практично неможливо дотримуватись встановленої законодавством тривалості робочого часу не лише за день, а й за тиждень. Для таких випадків передбачено підсумований облік робочого часу, коли працівник має відпрацювати свою норму робочого часу протягом місяця, кварталу чи року. Про те, як встановлюється та застосовується на практиці підсумований облік, розповімо у цій статті.
Облік робочого часу
Згідно ч. 4 ст. 91 ТК РФроботодавець має вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником. Існують наступні видиобліку:- денний, коли щоденна тривалість робочого часу однакова:
- тижневий, коли має бути дотримана щотижнева тривалість робочого часу, а час щоденної роботи чи зміни регулюється графіком;
- сумований, коли за умовами виробництва (роботи) у індивідуального підприємця, в організації в цілому або при виконанні окремих видів робіт не може бути дотримана встановлена для даної категорії працівників (включаючи зайнятих на роботах із шкідливими та (або) небезпечними умовами праці) щоденна чи щотижнева тривалість робочого часу.
Нагадаємо, що нормальна тривалість робочого часу на тиждень не може перевищувати 40 годин. Для деяких категорій працівників може бути встановлена й інша тривалість – 39 годин (для медичних працівників), 36 (для працюючих у шкідливих умовах, педагогів та ін.), 35 (для працівників віком від 16 до 18 років, інвалідів), 24 ( для працівників віком до 16 років) тощо.
Зазвичай сумований облік застосовується при змінній роботі або гнучкому графіку роботи. А ось при вахтовому методі роботи сумований облік обов'язковий ( ч. 1 ст. 300 ТК РФ).
Обчислення норми робочого часу
Порядок обчислення норми робочого часу на певні календарні періоди (місяць, квартал, рік), залежно від встановленої тривалості робочого часу на тиждень, затверджено Наказом МОЗсоцрозвитку РФ від 13.08.2009 № 588н.Відповідно до цього Порядкунорму робочого часу за місяць слід визначати за розрахунковим графіком п'ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями (субота та неділя), виходячи із тривалості щоденної роботи (зміни). Так, тривалість робочого тижня (40, 39, 36, 30, 24 і т.д. годин) ділиться на 5, множиться на кількість робочих днів за календарем п'ятиденного робочого тижня конкретного місяця і з отриманої кількості годин віднімається кількість годин в даному місяці, на яке провадиться скорочення робочого часу напередодні неробочих святкових днів.
Розрахуємо норму робочого часу за травень 2014 року за нормальної тривалості робочого тижня. Кількість робочих днів за травень становить 19. При цьому 8 травня робочий час скорочується на 1:00.
Норма робочого часу на травень буде: 40 год/5 днів. х 19 дн. - 1 год = 151 год.
В аналогічному порядку обчислюється норма робочого часу за рік: тривалість робочого тижня ділиться на 5, множиться на кількість робочих днів за календарем п'ятиденного робочого тижня на рік та з отриманої кількості годин віднімається кількість годин у цьому році, на яку проводиться скорочення робочого часу напередодні неробочих святкових днів.
Норми робочого часу за місяць, квартал, півріччя та рік за 40-годинного, 36-годинного та 24-годинного робочого тижня розраховані та встановлені у виробничому календарі.
Якщо обліковий період становить квартал, визначають норму робочих годин за кожен місяць, а потім їх складають.
При підрахунку норми робочих годин за обліковий період пам'ятайте, що з цього періоду виключається час, протягом якого працівник звільняється від виконання трудових обов'язків із збереженням місця роботи. Це щорічна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати, тимчасова непрацездатність, навчальна відпустка і т. д. У цих випадках норма робочого часу зменшується на кількість годин відсутності.
Відповідно до виробничого календаря норма робочого часу за 36-годинного тижня за II квартал 2014 року становить 429 годин. З 7 по 20 квітня у працівника була щорічна відпустка.
Кількість робочих годин, які працівник пропустить за час відпустки, становитиме: 36 год/5 дн. х 10 роб. дн. = 72 год. Таким чином, норма робочого часу за обліковий період - квартал з урахуванням відпустки повинна бути: 429 - 72 = 357 год. Годинник, відпрацьований понад 357, буде вважатися понаднормовим.
Зменшується норма робочого дня і за перебування працівника у відрядженні, оскільки час перебування у відрядженні з його функціонального призначення прирівнюється до робочого дня, але не є ( Лист Мінпраці РФ від 25.12.2013 № 14-2-337 ).
Розрахунок заробітної плати
Роботодавець має встановити порядок нарахування заробітної плати під час сумованого обліку. Вона може бути встановлена як у вигляді годинної ставки, так і у вигляді окладу. Порядок встановлення годинної ставки визначає роботодавець. Вона розраховується виходячи з норми робочого часу за обліковий період і може розраховуватись виходячи з місячної норми робочого часу або виходячи із норми робочого часу за рік.Наведемо приклад розрахунку ставки години, виходячи з місячної норми.
Працівнику з підсумованим обліком робочого часу встановлено оклад 17 000 руб. в місяць. Обліковий період – квартал. Нормальна тривалість робочого часу – 40 годин на тиждень.
У I кварталі 2014 року за виробничим календарем для 40-годинного робочого тижня норма робочого годинника становить 454 години: у січні - 136 годин, у лютому - 159, у березні - 159. Згідно з графіком співробітник відпрацював у січні 130 годин, у лютому 160, у березні 164.
Зарплата за кожний місяць облікового періоду становитиме:
- за січень - 16 250 руб. (17 000 руб. / 136 год x 130 год);
- за лютий - 17 106,92 руб. (17 000 руб. / 159 год x 160 год);
- за березень - 17 534,59 руб. (17 000 руб. / 159 год x 164 год).
Скористаємося цифрами, наведеними у прикладі 3. Норма робочого годинника за 2014 рік за виробничим календарем за 40-годинний робочий тиждень - 1 970 годин. Оклад працівника 17 000 руб.
Розмір годинної тарифної ставки дорівнюватиме: 17 000 руб. / (1 970 / 12 міс.) = 103,56 руб./год. Зарплата працівника за кожен місяць облікового періоду становитиме:
- за січень - 14 084,16 руб. (103,56 руб./год x 130 год);
- за лютий - 16 569,6 руб. (103,56 руб./год x 160 год);
- за березень - 16 983,84 руб. (103,56 руб./год x 164 год).
Понаднормова робота
В силу ст. 99 ТК РФпонаднормовим при сумованому обліку буде годинник, відпрацьований понад норму за обліковий період. У цьому перші дві години понаднормової роботи оплачуються щонайменше ніж у полуторном розмірі, наступні - щонайменше ніж у подвійному. У Листа Мінздоровсоцрозвитку РФ від 31.08.2009 № 22-2-3363 дано такі роз'яснення. Стаття 152 ТК РФвстановлює єдиний порядок оплати годин понаднормової роботи. Понаднормова робота оплачується за перші дві години роботи не менше ніж у півторному розмірі, за наступні години - не менш ніж у подвійному розмірі.Таким чином, при сумованому обліку робочого часу, з визначення понаднормової роботи, підрахунок годин переробки ведеться після закінчення облікового періоду. У цьому випадку робота понад нормальну кількість робочих годин за обліковий період оплачується за перші дві години не менше ніж у півторному розмірі, а за решту годин - не менш ніж у подвійному розмірі. Тобто, якщо працівник відпрацював понад норму десять годин за обліковий період, дві години йому мають бути оплачені у півторному розмірі, а вісім – у подвійному.
Однак Рішенням ЗС РФ від 15.10.2012 № АКПІ12-1068визнано, що таке положення суперечить п. 5.5 Рекомендацій щодо застосування режимів гнучкого робочого часу на підприємствах, установах та організаціях галузей народного господарства, затверджених Постановою Держкомпраці СРСР № 162, ВЦРПС № 12-55 від 30.05.1985(далі - Рекомендації), відповідно до яких у разі виконання понаднормових робіт особами, переведеними на режим гнучкого робочого часу, погодинний облік цих робіт ведеться сумарно по відношенню до встановленого облікового періоду (тиждень, місяць), тобто понаднормовими вважаються лише годинник, перероблений понад встановлений для цього періоду норми робочого дня. Їх оплата провадиться відповідно до чинного законодавства - у півторному розмірі за перші дві години, що припадають у середньому на кожен робочий день облікового періоду, у подвійному - за решту годин понаднормової роботи.
Таким чином, якщо працівник, наприклад, відпрацював понаднормово 30 годин за 14 робочих днів облікового періоду, у півторному розмірі йому буде сплачено 28 годин (14 дн. х 2), а дві години – у подвійному розмірі.
Якщо зміна співробітника випала на святковий день, то через силу ст. 153 ТК РФцей день має бути оплачений у подвійному розмірі. Оплата роботи у вихідні дні при змінному графіку провадиться в одинарному розмірі, якщо працівник працює у свої зміни згідно з графіком. Якщо ж йому довелося замінити іншого працівника у свій вихідний за графіком день, праця має бути оплачена у подвійному розмірі.
Врізання
Тривалість понаднормової роботи не повинна перевищувати для кожного працівника чотири години протягом двох днів поспіль і 120 годин на рік.
Роботодавцю також слід враховувати при складанні графіка роботи на обліковий період, що кількість годин за обліковий період не повинна бути меншою за норму. І якщо працівник звернеться до суду, на його користь може бути стягнуто судом доплату за недоробку, яка сталася з вини роботодавця.
Також при змінному графіку роботи зміна або її частина може припадати на нічний час (з 22:00 до 6:00). За загальним правилом кожна година роботи в нічний час оплачується в підвищеному розмірі порівняно з роботою нормальних умовах (ст. 154 ТК РФ). При цьому мінімальний розмір підвищення оплати праці становить 20% годинної тарифної ставки (окладу (посадового окладу), розрахованого за годину роботи) за кожну годину роботи у нічний час. ч. 2 ст. 154 ТК РФ,Постанова Уряду РФ від 22.07.2008 № 554 «Про мінімальному розміріпідвищення оплати праці за роботу у нічний час»).
Згідно ст. 96 ТК РФтривалість роботи (зміни) у нічний час скорочується на одну годину без подальшого відпрацювання, за винятком працівників, яким встановлена скорочена тривалість робочого часу, а також прийнятих спеціально для роботи у нічний час, якщо інше не передбачено колективним договором.
Якщо нічна зміна або її частина припадає на святковий день, години роботи оплачуються у підвищеному розмірі за нічний час та у подвійному розмірі – за святковий день.
Документальне оформлення сумованого обліку
Режим робочого дня та часу відпочинку насамперед встановлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку ( ч. 3 ст. 104 ТК РФ). У правилах насамперед слід зазначити тривалість облікового періоду, а також перелік посад працівників, щодо яких можливе запровадження сумованого обліку. Якщо організації є представницький орган працівників, правила приймаються з урахуванням його думки.
До відома
У деяких галузях сумований облік робочого дня встановлюється нормативними правовими актами. Наприклад, для членів екіпажів судів його встановлено Наказом Міністра оборони РФ від 16.05.2003 № 170 . А згідно Положення про особливості режиму робочого часу та часу відпочинку для водіїв автомобілів, затвердженому Наказом Мінтрансу РФ від 20.08.2004 № 15 , такий облік може бути встановлений водіям у разі неможливості дотримання щоденної чи щотижневої тривалості робочого часу.
Якщо спочатку підсумований облік встановлено не був, до правил внутрішнього трудового розпорядку необхідно внести зміни на підставі наказу керівника та у порядку, встановленому для їх затвердження, тобто з урахуванням думки представницького органу працівників. Крім того, якщо підсумований облік встановлюється працівнику протягом його трудової діяльності, про це працівника слід повідомити за два місяці в порядку ст. 74 ТК РФ, оскільки внесення змін пов'язане із зміною режиму роботи.
А якщо підсумований облік та інший режим роботи встановлюється лише деяким працівникам установи, необхідно скоригувати трудові договори, оскільки умова про режим праці, який відрізняється від встановленого в установі, підлягає включенню до трудового договору ( ст. 57 ТК РФ).
Підсумовований облік може бути встановлений окремим документом.
Обов'язковим під час сумованого обліку є такий документ, як графік роботи. Якщо підсумований облік робочого часу ведеться за змінного графіка, то в силу ч. 4 ст. 103 ТК РФз таким графіком працівників слід ознайомити за місяць до його запровадження. У графіку слід визначити час початку та закінчення роботи, тривалість змін та час міжзмінного відпочинку. При складанні графіків змінності роботодавець також зважає на думку представницького органу працівників. Графіки змінності, зазвичай, є додатком до колективного договору.
Не забудьте, що роботу протягом двох змін поспіль заборонено. А також щотижневий відпочинок має бути не менше 42 годин ( ст. 110 ТК РФ).
І звичайно, одним із обов'язкових документів є табель обліку робочого часу, який може складатися за уніфікованими формами Т-12 або Т-13, затвердженими Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 . Табель може заповнюватися шляхом суцільної реєстрації явок і неявок працювати або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, понаднормового годинника і т. п.).
Для підсумовованого обліку зручніший метод суцільної реєстрації. Табель підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та бухгалтером.
Ми розглянули особливості підсумованого обліку робочого часу і на закінчення ще раз звертаємо увагу на деякі моменти: при підрахунку норми робочого часу необхідно виключати періоди, коли працівник не працював, але за ним зберігалося місце роботи (відпустка, лікарняна тощо); якщо працівник недопрацював норму годинника за обліковий період з вини роботодавця, він може стягнути оплату в судовому порядку.
По виплаті понаднормових слід керуватися п. 5.5 Рекомендацій, хоча при цьому не зовсім зрозуміло, за якого режиму роботи його застосовувати: при гнучкому графіку або за будь-якого, де застосовується підсумований облік робочого часу.
Для правильного нарахування заробітної плати необхідно вести точний облік відпрацьованого працівниками часу. І тому організації користуються спеціальним табелем обліку робочого дня. Але багато роботодавців, особливо в невеликих організаціях, нехтують цим документом, що є порушенням трудового законодавства і може спричинити накладення штрафу контролюючими органами. У статті розповімо, який час розуміється під робітником, кому доручити ведення табеля обліку робочого часу, чи можна вести цей документ в електронному вигляді і як його заповнювати.
Який час називають робітником?
Поняття робочого дня розкривається у ст. 91 ТК РФ - це час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку та умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законамита іншими нормативними правовими актами РФ відносяться до робочого часу. Тієї ж статтею передбачено обов'язок роботодавця щодо ведення обліку часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником.
Назвемо деякі інші періоди, які можуть включатись у робочий час:
- Перерви для обігріву та відпочинку (надаються співробітникам, що працюють в холодну пору року на відкритому повітрі або в закритих приміщеннях, що не обігріваються, а також вантажникам, зайнятим на вантажно-розвантажувальних роботах, та іншим працівникам на підставі ст. 109 ТК РФ);
- Перерви для годування дитини (надаються працюючим жінкам, які мають дітей віком до півтора року, оплачуються у розмірі середнього заробітку в силу ст. 258 ТК РФ);
- періоди простою з вини роботодавця та з причин, що не залежать від роботодавця та працівника (тимчасове призупинення роботи з причин економічного, технологічного, технічного або організаційного характеру, що оплачується у розмірі не менше 2/3 тарифної ставки, окладу (посадового окладу), розрахованих пропорційно часу простою (ст. 157 ТК РФ)).
Максимальна межа тривалості робочого дня встановлюється законодавством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальна тривалість робочого дня неспроможна перевищувати 40 год на тиждень. Таке обмеження забезпечує охорону здоров'я працівника від надмірної перевтоми та збереження його професійної працездатності.
Окрім нормальної тривалості робочого часу Трудовим кодексом передбачені:
- Скорочена тривалість робочого часу (встановлюється для конкретних категорій персоналу, зазначених у ст. 92 ТК РФ);
- Неповний робочий час (може встановлюватися за згодою між працівником і роботодавцем як при прийомі на роботу, так і під час її (ст. 93 ТК РФ). Розрізняють неповний робочий день, зміну або тиждень).
Зверніть увагу!Якщо роботодавець залучав конкретного працівника до виконання робіт за межами тривалості робочого часу, встановленого для нього, це понаднормова робота, має враховуватися та оплачуватись відповідно.
Статтею 94 ТК РФ регламентується тривалість робочої зміни: різних категорійпрацівників вона коливається від 2,5 до 8 год. Зроблено виняток для творчих працівників засобів масової інформації, організацій кінематографії, теле- та відеознімальних колективів, театрів, театральних та концертних організацій, цирків та інших осіб, які беруть участь у створенні та (або) виконанні ( експонування) творів, відповідно до переліків робіт, професій, посад цих працівників. Їх тривалість робочої зміни може встановлюватися колективним договором, локальним нормативним актом чи трудовим договором.
Тривалість робочого дня або зміни, що безпосередньо передують неробочому святковому дню, зменшується на одну годину (ст. 95 ТК РФ).
Табель обліку робочого дня: хто заповнює?
Отже, робочого часу кожного працівника необхідно враховувати. І тому Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» затверджено форми табеля обліку робочого дня — Т-12 і Т-13. Ці форми застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) не відпрацьованого кожним працівником організації, контролю за дотриманням встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час для розрахунку оплати праці та складання статистичної звітності з праці.
Примітка.Саме табель обліку робочого часу, заповнений кадровиком чи іншою уповноваженою особою та переданий до бухгалтерії, є підставою для нарахування заробітної плати працівникам організації.
Як ви помітили, Держкомстат запропонував дві уніфіковані форми табеля обліку робочого часу. За якою з них здійснювати облік? Якщо у вашій організації ведеться автоматизований облік робочого часу (пропускна система входу-виходу пластиковим карткам), краще застосовувати форму Т-13 "Табель обліку робочого часу" (хоча при такому обліку можна вести і розд. 1 "Облік робочого часу" форми Т-12 як самостійний документ). Якщо організації передбачено ведення обліку робочого дня вручну, необхідно вести табель формою Т-12.
Для ведення табеля обліку робочого дня в організації призначається відповідальна особа. Зазвичай, це бухгалтер із розрахунку зарплати чи кадровик. Якщо організації кілька структурних підрозділів, і один працівник неспроможна вести облік, можна призначити відповідальних осіб у кожному структурному підрозділі. Після здачі табелів структурними підрозділами дані зводитимуться в один документ і передаватимуться до бухгалтерії. У будь-якому разі, якщо в посадовій інструкції обов'язок ведення табеля не закріплено, необхідно видати наказ.
Правила заповнення табеля обліку робочого часу
Багато хто досить формально ставиться до заповнення табеля обліку робочого часу, проте тут є свої нюанси.
Насамперед кожному працівнику, прийнятому на постійну, тимчасову чи сезонну роботу, надається табельний номер, який наводиться у всіх документах з обліку праці та заробітної плати. І тут постає перше питання. Як бути із сумісниками? Працівник один, а табельних номерів два? Так, так і виходить. Оскільки на сумісника оформляються стандартні документи щодо прийому на роботу (трудовий договір, наказ, особиста картка тощо) і сумісник — це окрема штатна одиниця, він матиме два табельні номери і по кожному з них окремо вестиметься облік робочого часу.
Після закінчення календарного місяця табелі, складені відповідальними особами, передаються начальнику відділу кадрів або іншій уповноваженій на ведення кадрового діловодства особі, яка звіряє дані табеля з даними, що є у відділі кадрів. Наприклад, кадровик перевіряє дні, коли працівник перебував у щорічній оплачуваній або іншій відпустці або відрядженні, виправляє дні неявок з нез'ясованих причин при наданні документів, що підтверджують поважність причин відсутності (наприклад, працівник представив листок непрацездатності), або за відсутності.
Якщо в організації було здійснено звільнення, такого працівника виключають із табеля наступного за звільненням календарного місяця. Якщо ж прийнято нових співробітників, вони включаються до табеля за той місяць, у якому оформлено прийом на роботу.
Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.).
Для відображення щоденних витрат робочого часу протягом місяця кожного працівника в табелі відведено:
- у формі Т-12 (графи 4, 6) - два рядки;
— у формі Т-13 (графа 4) — чотири рядки (по два на кожну половину місяця) та відповідне число граф (15 та 16).
У формах Т-12 та Т-13 (у графах 4, 6) у верхньому рядку ставляться умовні позначення (коди) витрат робочого часу, а в нижній записується тривалість відпрацьованого або невідпрацьованого часу (у годинах, хвилинах) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату.
При необхідності допускається збільшення кількості граф для проставлення додаткових реквізитів за режимом робочого часу, наприклад, часу початку та закінчення роботи в умовах, відмінних від нормальних. Це дозволяє зробити порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджений Постановою Держкомстату РФ від 24.03.1999 N 20.
При заповненні граф 5 та 7 табеля за формою Т-12 у верхніх рядках проставляється кількість відпрацьованих днів, у нижніх рядках — кількість годин, відпрацьованих кожним працівником за обліковий період.
Витрати робочого дня можуть враховуватися:
- методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу;
— шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годинників тощо).
При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться днями (щорічна відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, періоди виконання державних або громадських обов'язків тощо), у табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а нижні рядки залишаються порожніми. Наведемо у таблиці умовні позначення.
| Позначається період | Код | |
| Літерний | Цифровий | |
| Тривалість роботи у денний час | Я | 01 |
| Тривалість роботи у нічний час | Н | 02 |
| Тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні | РВ | 03 |
| Тривалість понаднормової роботи | З | 04 |
| Тривалість роботи вахтовим методом | ВМ | 05 |
| Службове відрядження | До | 06 |
| Підвищення кваліфікації з відривом від роботи | ПК | 07 |
| Підвищення кваліфікації з відривом від роботи в іншій місцевості | ПМ | 08 |
| Щорічна основна оплачувана відпустка | ВІД | 09 |
| Щорічна додаткова оплачувана відпустка | ОД | 10 |
| Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням із збереженням середнього заробітку працівникам, які поєднують роботу з навчанням | У | 11 |
| Скорочена тривалість робочого часу для учнів без відриву від виробництва із частковим збереженням заробітної плати | УВ | 12 |
| Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням без збереження заробітної плати | УД | 13 |
| Відпустка у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини. | Р | 14 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років | ОЖ | 15 |
| Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом роботодавця | ДО | 16 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за умов, передбачених чинним законодавством | ОЗ | 17 |
| Щорічна додаткова відпустка без збереження заробітної плати | ДБ | 18 |
| Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т») із призначенням допомоги згідно із законодавством | Б | 19 |
| Тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках, передбачених законодавством | Т | 20 |
| Скорочена тривалість робочого часу проти нормальної тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством | ЛЧ | 21 |
| Час вимушеного прогулу у разі визнання звільнення, переведення на іншу роботу чи усунення від роботи незаконним із відновленням на колишній роботі | ПВ | 22 |
| Невиходи на час виконання державних чи громадських обов'язків згідно із законодавством | Г | 23 |
| Прогули (відсутність на робочому місці без поважних причин упродовж часу, встановленого законодавством) | ПР | 24 |
| Тривалість роботи в режимі неповного робочого часу з ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством | НС | 25 |
| Вихідні дні (щотижнева відпустка) та неробочі святкові дні | У | 26 |
| Додаткові вихідні дні (оплачувані) | ОВ | 27 |
| Додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати) | НВ | 28 |
| Страйк (за умов та у порядку, передбачених законом) | ЗБ | 29 |
| Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) | ПН | 30 |
| Час простою з вини роботодавця | РП | 31 |
| Час простою з причин, які не залежать від роботодавця та працівника | НП | 32 |
| Час простою з вини працівника | ВП | 33 |
| Час усунення від роботи (недопущення до роботи) з оплатою (допомогою) відповідно до законодавства | АЛЕ | 34 |
| Час усунення від роботи (недопущення до роботи) з причин, передбачених законодавством, без нарахування заробітної плати | НБ | 35 |
| Час припинення роботи у разі затримки виплати заробітної плати | НЗ | 36 |
Найчастіше організації заповнюють табель обліку літерними позначеннями. Хоча дані позначення наведені лише у формі Т-12, ними потрібно скористатися і при заповненні форми Т-13.
При складанні табеля формою Т-12 в розд. 2 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» на один для всіх працівників вид оплати та кореспондуючий рахунок заповнюються графами 18-22, при розрахунку різних за кожним працівником видів оплати та кореспондуючих рахунків — графи 18-34.
При складанні табеля формою Т-13 необхідно враховувати таке. При записі облікових даних для нарахування заробітної плати:
— лише за одним видом оплати та кореспондуючим рахунком, загальним для всіх працівників, включених у табель, — заповнюються реквізити «Код виду оплати», «Кореспондуючий рахунок» над таблицею з графами 7-9 та графа 9 без заповнення граф 7 та 8;
— за кількома (від двох до чотирьох) видами оплати та кореспондуючими рахунками — заповнюються графи 7-9. Додатковий блок з ідентичними номерами граф передбачений для заповнення даних за видами оплати, якщо їхня кількість перевищує чотири.
Часті питання щодо заповнення табеля
Коли потрібно вносити позначки у табель? Вважаємо, що позначки мають вносити щодня. Однак не всі організації на практиці дотримуються цього правила і проставляють робочі дні «за умовчанням». В результаті можуть виникнути ситуації, коли:
— не вдасться притягти працівника до дисциплінарної відповідальності за порушення трудової дисципліни (наприклад, працівник здійснив прогул у перших числах місяця, у табелі його не зафіксували, а наприкінці місяця, здаючи табель, вирішили «пожурити» — не можна ні звільнити «прогульника», ні навіть накласти дисциплінарне стягнення, оскільки доки роботодавець дотримуватиметься терміни, передбачені ст.193 ТК РФ, вийдуть терміни застосування заходів дисциплінарної відповідальності);
— доведеться коригувати табель і робити перерахунок заробітної плати (наприклад, коли працівнику за весь місяць проставляються робочі дні, інформація про відхилення табельнику не надходила, табель зданий, за ним нарахована і виплачена зарплата. Але в перших числах наступного місяця працівниця принесла лікарняний лист, якого ясно, що три дні тимчасової непрацездатності припадали на закритий період.
Щоб уникнути подібних ситуацій, необхідно організувати негайне надходження інформації про будь-які відхилення від графіка роботи — того ж дня, хоч по телефону, хоч факсом чи електронною поштою.
Примітка.При визначенні розміру авансу, дотримуючись вимог ст. 136 ТК РФ, слід враховувати фактично відпрацьований працівником час чи роботу (Лист Роструда від 08.09.2006 N 1557-6).
Скільки разів на місяць заповнювати табель обліку робочого часу? Зарплата нараховується і виплачується двічі на місяць, чи це означає, що табель потрібно здавати з тією ж періодичністю? Справді, за нормами ст. 136 ТК РФ заробітна плата повинна виплачуватись не рідше двох разів на місяць. Але здебільшого нарахування зарплати провадиться один раз, а другу виплату організації проводять у вигляді фіксованої виплати, так званого авансу. А для нарахування останнього бухгалтерія зазвичай не вимагає надавати табель.
Звичайно, до такого порядку не буде чіплятися ні трудінспекція, ні податкова, але якщо дотримуватися букви закону, табель необхідно здавати двічі на місяць.
Як фіксувати в табелі час вахти, якщо вона триває 15 днів по 11 год? Для врахування тривалості роботи вахтовим методом у таблиці умовних позначень табеля встановлено буквений код "ВМ" та цифровий код "05". Оскільки дні міжвахтового відпочинку надаються працівнику крім вихідних днів (щотижневого безперервного відпочинку) і оплачуються у розмірі денної ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), їх слід відзначати в табелі як додаткові вихідні дні (оплачувані) буквеним кодом "ВВ" або цифровим кодом "27". Вказівки щодо заповнення табеля передбачають, що при відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться днями (щорічна відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, періоди виконання державних або громадських обов'язків тощо), у графах 4 та 6 проставляються тільки коди умовних позначень. Нижні рядки граф залишаються порожніми. У дні міжвахтового відпочинку працівники не працюють, тому до граф 5 і 6 (форми Т-13) ці дні не вносяться.
Як відобразити у табелі тривалість робочої зміни при переході з літнього часу на зимове та навпаки? У такому випадку в табелі потрібно проставляти фактично відпрацьований час. Наприклад, якщо тривалість нічної зміни у працівника становить 7 год, а ніч переходу на літній час графіком передбачено 6 год, в табелі обліку робочого дня також потрібно відобразити 6 год роботи у нічний час. Відповідно, при переході на зимовий час додаткову годину роботи також потрібно відобразити у табелі, тобто якщо тривалість нічної зміни у працівника становить 7 год, а в ніч переходу на зимовий час графіком передбачено 8 год, у табелі обліку робочого часу потрібно відобразити саме 8 год. роботи. При цьому не забудьте зробити доплату за роботу у нічний час, адже на нього припадає додаткова година роботи.
Чи потрібно відображати неповний годинник, відпрацьований працівником? Якщо тривалість робочого часу складає цілий годинник, то хвилини можна не вказувати, проставляючи лише кількість годин, наприклад, 6 або 8. Якщо ж тривалість робочого дня складає годинник з хвилинами, потрібно вказувати і повний, і неповний робочий годинник. У табелі робочий день тривалістю 8 год 12 хв у табелі може бути відзначений і «8.12» (8 год 12 хв), і «8,2» (8 і дві десяті години). Досить часто роботодавці за рахунок скорочення часу обідньої перерви скорочують тривалість роботи у п'ятницю. У такому разі в табелі необхідно проставляти з понеділка до четверга «8.15», а у п'ятницю «7».
Чи потрібно вести табель, якщо облік робочого часу здійснюється за допомогою турнікетів із спеціальною програмою? Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботу в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу за ініціативою працівника або роботодавця, скороченою тривалістю робочого часу та ін. виробляються на підставі документів, оформлених належним чином державних чи громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмову згоду працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством тощо), машина проставити їх не зможе.
Крім цього, форми табеля містять реквізит "Особистий підпис", отже, вести їх в електронному вигляді неправомірно.
Тому застосування електронної системи обліку робочого дня не звільняє організацію від обов'язку вести табель обліку.
Законодавець передбачає обов'язок роботодавця вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Основним документом, що підтверджує такий облік, є табель обліку робочого часу.
Існують такі види обліку робочого часу: несумований (поденний, щотижневий) та підсумований. Подано облік застосовується у випадках, коли працівник має однакову тривалість робочого дня щодня. Щотижневий облік встановлюється, якщо тривалість щоденної роботи працівника може бути різною, але за тиждень він виробляє однакову норму робочого часу (36 годин, 24 години тощо, але не більше за встановлену — 40 годин). Підсумовований облік використовується у випадках, коли тривалість робочого часу на день, на тиждень може бути різною. Переробка в одні дні компенсується недоробкою в інші. При цьому за обліковий період (місяць, квартал, рік) працівник має відпрацювати встановлену норму годинника.
За порушення зобов'язання щодо проведення обліку робочого часу винні посадові особинесуть адміністративну відповідальність, що накладається органами федеральної інспекції праці.
На початок роботи працівник має відзначити свій прихід, а після закінчення робочого дня — догляд у порядку, встановленому в організації. Табельні дошки та інші засоби обліку повинні бути відкриті для доступу до них за півгодини до початку роботи та одразу після її закінчення. Роботодавець зобов'язаний забезпечити контроль за правильністю обліку явки на роботу та звільнення з роботи. Біля місця обліку повинен знаходитися годинник, який правильно вказує час.
Відхилення від продуктивного використання проставляються як прогули, несанкціоноване відсутність робочому місці, використання робочого дня, устаткування, засобів виробництва на вирішення особистих питань. Суперечки у сфері застосування норм, які стосуються робочого часу працівників, часом викликані способом оплати окремих періодів роботи, і навіть спеціальними нормами робочого дня, встановлюваними окремих категорій працівників.
Облік робочого часу працівників - це ведення табеля, контроль за присутністю службовців на виробничому місці за допомогою механічних та електронних пристроїв. Поговоримо про те, як організувати такий контроль для підприємства.
Положення про облік робочого часу
Становище фіксує у створенні розподіл часу праці кожному працівника і враховує як робочі, і вихідні дні. Також у ньому відбиваються виявлені порушення, які працівника притягають до відповідальності дисциплінарного характеру.
Автоматизований облік використання робочого часу
Існують різноманітні системи обліку робочого часу:
- біометричні системи.
- Комп'ютерні програми.
За допомогою біометричної системи (відбитки пальців) керівник отримує доступ до інформації про час приходу-догляду працівників на робоче місце. Крім того, вона не дозволить стороннім потрапити до будівлі чи приміщення. Такі системи широко використовують компанії, стурбовані збереженням таємності даних: наприклад, банки, деякі виробничі підприємства, розробники програмного забезпечення та інші.
Для тих керівників, які хочуть знати не тільки про час приходу та догляду співробітника, а й про те, чим саме на робочому місці займається фахівець, розроблені онлайн-системи, які відстежують робочі процеси. Таку онлайн-систему встановлюють на програмне забезпечення персоналу. Вона збиратиме інформацію про всі дії співробітників за комп'ютером: хто спізнюється або залишає роботу раніше, ніж належить, відсутня на робочому місці, якими програмами та додатками користується, які інтернет-сайти відвідує і які дії здійснює в мережі.
Якщо треба вести облік робочого часу мобільних співробітників, які не мають постійного робочого місця в офісі, наприклад, водії або кур'єри, то використовують GPS-систему. У кабіну водія буде інтегровано та налаштовано спеціальне обладнання та ПЗ, що дозволяють здійснювати GPS-моніторинг та складати необхідні звіти.
Якщо працівник пересувається не автомобілем, а пішки і громадським транспортом (так зазвичай працюють кур'єри, мерчандайзери, торгові представники) — для обліку робочого дня використовуються трекери чи додатки, встановлені на мобільному телефоні співробітника.
Відповідальність роботодавця
У зв'язку з тим, що облік робочого часу на 2020 рік, як і на попередні роки, є обов'язком організації, а не правом, що відповідають за його ведення, можуть бути притягнуті до відповідальності адміністративного типу за невідповідність заповнених даних дійсності.
Статтею 5.27 КпАП РФвизначено, що організація, яка порушує трудові норми, може бути притягнута до відповідальності у вигляді штрафу у сумі 50 000 рублів. Повторні порушення караються жорсткіше.
Роботу з обліку часу праці співробітників є важливим і складним завданням, що дозволяє оптимізувати роботу організації, покращити дисципліну та підвищити доходи, тому роботодавці також суворо стежать за виконанням табельників своїх обов'язків.
Кожна організація повинна грамотно вести контроль часу праці співробітників, оскільки від цього залежить їхня заробітна плата та успішна робота самого підприємства.